Neste artigo você irá conhecer alguns métodos para otimizar as suas reuniões de trabalho, deixando-as mais produtivas.
Sumário
Reuniões de trabalho são ferramentas importantes para a tomada de decisões em qualquer empresa, mas nem sempre elas conseguem atingir o objetivo proposto. Para ajudar a deixá-las mais produtivas, confira cinco elementos listados pela consultora de carreira e cultura organizacional da People&Results, Maria Candida de Azevedo.
Toda reunião precisa de uma. A ideia é que se definam os assuntos que serão tratados a fim de organizá-los de acordo com o tempo proposto para a atividade.
É essencial que as decisões tomadas sejam registradas ao longo da reunião e divulgadas a todos os participantes ao final. É uma maneira de formalizar tudo que foi discutido e deixar todos os presentes alinhados.
A reunião precisa de alguns personagens para que funcione perfeitamente. O primeiro deles é o Time Keeper, o controlador do tempo. Ele será responsável por garantir que tudo que foi pré-estabelecido na pauta seja abordado dentro do tempo. Ao longo da reunião ele pontuará quanto tempo cada tópico ainda tem para ser discutido. A ideia é que esse cargo seja rotativo, ou seja, a cada reunião tenha uma pessoa diferente nessa missão.
Este é outro papel importante. Ao final da reunião, esse personagem vai indicar o que julgou que funcionou e o que deixou a desejar, ou seja, se o tempo foi respeitado, se todas as decisões foram tomadas, se todos participaram efetivamente, etc. Também deve ser rotativo.
O último papel é o de Moderador. Ele deverá ser ocupado por quem pediu a reunião ou o tomador da decisão final. Ao longo da atividade, ele deverá moderar as discussões, ou seja, coordenará de maneira que todos os assuntos sejam tratados, as pessoas tragam seus pontos de vista e tudo seja discutido e resolvido.
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