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Encontros com equipes e colegas de outras áreas, ou fornecedores e outras empresas, são rotina, mas também escondem armadilhas que levam a desperdício de tempo. Estipular papéis para cada um e seguir passos objetivos podem tornar sua reunião pragmática
Reuniões intermináveis, cheias de enrolação e muito bate-papo não ajudam chefes, subordinados e nem empresas. Também podem ser puro desperdício de tempo quando os participantes aproveitam e usam notebooks e smartphones para responder e-mails.
“Com a recente invasão dos smartphones e tablets, algumas empresas solicitam que esses equipamentos fiquem de fora das reuniões, para que os participantes não percam o foco, além de ser um motivador para que a reunião seja mais rápida. Para anotar, use o método tradicional: papel e lápis”, detalha a professora de Psicologia do IBMR Theresa Pinto.
Para a especialista, reuniões que duram mais de uma hora e meia são cansativas e se tornam improdutivas. “Quando pensamos em reuniões, a primeira ideia que nos ocorre é: quanto tempo perdido! Será que não produziria mais trabalhando sozinho? Este é um sinal que a reunião da qual você participou não foi bem planejada.”
Maria Candida Baumer de Azevedo, sócia da People & Results, ensina que existem dois tipos de reunião, que devem estar bem explícitos antes de reunir os colegas. A primeira é a reunião de trabalho, que serve para discutir projeto, fazer brainstorm antes de começar algo. A segunda é de decisão, para tomada de decisão. “Quem chama meio mundo vai ser capaz de decidir? Na reunião de decisão é importante chamar quem vai poder tomar definir. Levar apoio significa que a pessoa que precisa decidir não está inteirada, não fez a lição de casa”, explica Maria Candida.
Sobre as reuniões feitas em pé, para buscar agilidade, a professora afirma que essa não é uma tendência nova. “O stand-up meeting surgiu nas empresas de TI. Alguns gerentes observaram que retirar as cadeiras da sala fazia com que as pessoas se cansassem logo e fossem objetivas. Acredito que funciona para reuniões diárias que visam decidir o que deve ser feito em curto prazo, sendo eficientes para breves reuniões de equipe.”
Veja abaixo uma rotina indicada pela especialista em Recursos Humanos, Maria Candida:
1) Defina a pauta previamente e divida o tema e objetivo com os participantes;
2) Estipule tempo para cada item a ser discutido;
3) Defina papéis para os participantes antes de começar;
O controlador do tempo faz um papel que parece ser o do chato, mas ele é fundamental para cumprir o tempo estipulado. Pode ser itinerante entre membros da equipe ou colegas de outra áreas;
O moderador, geralmente, é um papel do cargo mais alto da hierarquia, mas pode ser itinerante para preparar outras pessoas a treinarem a intermediação com autoridade. A função é indicar quem vai falar e em qual momento. Precisa também, moderar ou buscar equilíbrio e direito de fala para todos, especialmente em momentos de alta temperatura;
O processador é a mente que analisa o encontro de trabalho e diz o que foi bem na reunião, indica se começou no horário, se moderador foi bem, se todas as pessoas opinaram e contribuíram. Essa análise final deve ser feita logo após o encerramento da reunião, com todos presentes. Tem duração de no máximo dois minutos;
O profissional que faz a ata não precisa ser burocrático, pelo contrário. O documento deve ficar pronto em tempo real, pois a ideia é que os pontos sejam anotados, objetivamente, em meio eletrônico, durante as discussões. Ao fim, o arquivo é salvo e enviado imediatamente após o término para os participantes.
O moderador também tem o papel de não deixar a reunião fugir do assunto. “Caso apareçam temas importantes, que estacionam a reunião, o moderador deve anotar e propor outra pauta ou voltar ao ponto após encerramento da reunião. A função aqui é dar fluidez ao objetivo da pauta. Muitas vezes o estacionamento de pautas fica muito grande, mas com temas relevantes. É preciso avaliar em grupo como dar seguimento a esses itens”, explica Maria Candida.
| Por Maíra Teixeira – IG São Paulo, janeiro de 2015 |
